学校各单位：
为有序、规范做好学生以及各单位组织学生积极、有计划地参加校外各类竞赛活动，根据学校创新奖、创新育苗奖有关规定，现将2019—2020学年第一学期（2019年9月-2020年2月）学生校外竞赛申报备案工作的有关事项通知如下：
一、申报审批程序
（一）学生申报
1．由学校各个单位组织学生参加校外竞赛的,由各单位负责组织申报工作。其中，研究生院组织的竞赛项目由研究生院组织报送，体育项目竞赛由体育部组织报送。
2.比赛前三周进行申报：
系统填报：负责申报学生需登录校外竞赛备案系统如实进行填报，上传比赛正式通知文件，在系统提交至学院所指定专人（教师）进行审核。
纸质版：系统申报提交后，从申报记录导出申请表一式两份，提交团队成员所在学院审批盖章,如团队成员来自不同学院，应获得相应学院审核批准，最终交负责申报学生所在学院所指定专人（教师）进行审核（纸质版申请表一份学生留底，一份交申报学院作为系统审核依据）；
（二）学院初审
各学院指定专人（教师）负责校外竞赛备案工作的组织及初审工作。根据学生提交的纸质版申报表，确认参赛团队学生所在学院批准其参加比赛及签字盖章，并在系统进行初审工作。
（三）学校审批：
初审通过后，由学校创新奖评审委员在系统进行审批。审批结果将作为创新奖和创新育苗奖评定的依据，并按规定程序发放奖金。
二、注意事项
1. 请各相关单位认真学习学生创新奖管理规定和创新育苗奖管理办法，在学生中广泛宣传，引导学生积极参加合法、正规的校外竞赛。
2. 学生参加校外竞赛，须依规定及时备案，以便顺利申报后续的创新育苗奖或创新奖。
3. 参赛学生和各教学单位要有预见地提前做好参赛规划。各教学单位要高度重视，加强对学生申报备案工作的提醒和指导，以免因未及时备案而影响有关奖项的申报。
4. 创新奖的核定以学生参加竞赛获奖情况为准。创新育苗奖的核定根据参赛发生经费的实际票据，严格按照学校创新育苗奖管理办法及差旅费管理办法执行。
5. 认真在申报系统填写申报，有指导教师的，事前需征得教师本人的同意。如实、合理做好参赛项目的有关经费预算。
6.校外竞赛在系统申报时，同时准备并上传比赛通知材料，以便查验。
7.申报过程中如有疑问可加入咨询qq群：105209762。
联系人：校团委陈燕真
电话：020-39328298
共青团广东外语外贸大学委员会
2019年8月28日
校外竞赛备案申请操作指南
1.登录广外官网的“智慧广外”，搜索找到“第二课堂”，如图1所示；进入选择右上方的“团务管理”如图2所示；找到“校外参赛申请”，选择相应的通知，点击“提出申请”，如图3所示。
图1—智慧广外
图2—第二课堂
图3—团务管理
2.完整填写表格，并点击“办理”按钮提交下一级审批人，具体填写要求见图4。
图4
3.点击“办理”后，进入审批人选择页面，选择审批人，并点击“办理完成”便完成申请工作。若需暂时保存文档，也可点击“暂存文档”按钮。详情如图5。
图5
4.申请情况，可通过第二课堂网页“团务管理”进入，查看校外竞赛备案、创新育苗奖和创新奖等审批情况。
